How we help police forces comply with FOIA – and what we do if they don’t

Mae’r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi hysbysiad gorfodaeth i’r Heddlu Dyfed Powys am driniaeth gwael ynghylch ceisiadau wedi’i wneud o ddan y Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Heddlu Dyfed Powys Gostyngodd lefelau cydymffurfio mor isel â 6% (Mehefin 2023) a chafodd y Comisiynydd Gwybodaeth 13 o gwynion yn 2023 mewn perthynas ag amseroldeb ymatebion. Erbyn 9 Tachwedd 2024, mae’n ofynnol i Heddlu Dyfed Powys ymateb i’r holl geisiadau am wybodaeth a oedd y tu allan i 20 diwrnod gwaith pan gyflwynwyd yr Hysbysiad Gorfodi ar 9 Mai 2024.

The Information Commissioner’s Office has issued an enforcement notice to Dyfed Powys Police (DPP) for its poor handling of requests made under the Freedom of Information Act 2000. Compliance levels fell as low as 6% (June 2023) and the Information Commissioner received 13 complaints in 2023 in relation to timeliness of responses. By 9 November 2024, DPP is required to respond to all information requests which were outside of 20 working days when the Enforcement Notice was served on 9 May 2024.

Mae’r hawl sylfaenol i holi awdurdodau cyhoeddus a’u dwyn i gyfrif yn un o gonglfeini’n democratiaeth. Bob dydd mae ein bywydau yn cael eu gwella wrth i wybodaeth gael ei rhyddhau sy’n ein grymuso i wneud dewisiadau gwybodus. Cymerwch sgoriau hylendid bwytai neu gyfraddau methu gwahanol fathau o geir yn y prawf MOT – ar un adeg roedd y rhain yn cael eu cadw o’r cyhoedd ond erbyn hyn maen nhw’n cael eu cyhoeddi, gan alluogi pobl i wneud penderfyniadau gwybodus.

A ninnau’n rheoleiddiwr Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (Deddf 2000), ein rôl ni yw sicrhau bod pob awdurdod cyhoeddus, gan gynnwys heddluoedd, yn cydymffurfio â’r Ddeddf. Rydyn ni’n gwneud hyn drwy orfodi’r gyfraith, ond hefyd drwy weithredu fel addysgwr – gan weithio gydag awdurdodau cyhoeddus unigol i awgrymu meysydd i’w gwella ac i adnabod yr arferion gorau a all gael eu rhannu er budd pawb.

Un o’r ffyrdd rydyn ni’n cyflawni hyn yw drwy gynnal archwiliadau cydsyniol, ac rydyn ni wedi’u cwblhau’r rhain yn ddiweddar gyda naw o heddluoedd, gan gynnwys Heddlu Dyfed Powys. Nod ein harchwiliadau yw asesu’r mesurau sydd ar waith ac adrodd yn ôl yn unigol ar y canfyddiadau allweddol. Mae’r archwiliadau’n ateb diben arall hefyd, gan ein bod ni’n mynd ati i gyhoeddi adroddiadau ar y canlyniadau cyffredinol gan nodi’n canfyddiadau a’n hargymhellion a all gael eu defnyddio’n fras gan bob awdurdod cyhoeddus i wella cydymffurfiaeth.

Arweiniodd ein harchwiliadau diweddar ar yr heddluoedd at 152 o argymhellion ar gyfer gwelliannau ar draws saith maes penodol. Roedd y rhain yn cynnwys gwell polisïau a gweithdrefnau i liniaru gostyngiadau yn lefelau ac adnoddau’r staff, a gwella hyfforddiant ac ymwybyddiaeth o ryddid gwybodaeth o fewn awdurdodau cyhoeddus. Byddwn yn ailymweld â phob heddlu o fewn naw i 12 mis ar ôl cyhoeddi’n hadroddiad i wirio bod yr argymhellion hyn wedi’u gweithredu.

Fe welson ni’r arferion gorau hefyd, gyda rhai heddluoedd yn cynnal cyfarfodydd asesu risg wythnosol i drafod a chategoreiddio ceisiadau rhyddid gwybodaeth newydd. Mae’r dull hwn yn sicrhau’r ffordd gywir o drin ac ymateb i geisiadau ac rydym yn annog pawb sy’n dod o dan Ddeddf 2000 i fabwysiadu’r dull hwn yn ehangach.

Ochr yn ochr â’r ciplun a gafwyd drwy’r archwiliad, buom yn siarad yn anffurfiol â nifer o heddluoedd sy’n perfformio’n dda ledled y wlad i ddarganfod mwy am eu gweithdrefnau ac yna rhannu’r arferion gorau hyn. Nodwyd chwe thema gyffredin oedd yn eu lle ac a gyfrannodd at wneud pethau’n gywir yn yr heddluoedd hyn:

• Ymrwymiad yr uwch arweinwyr
  • o Roedd swyddogion Rhyddid Gwybodaeth yn cydnabod ei bod yn fuddiol os yw Rhyddid Gwybodaeth yn weledol ar lefel y weithrediaeth.

• Cysylltiadau mewnol da
  • o Roedd swyddogion Rhyddid Gwybodaeth yn teimlo ei bod yn bwysig datblygu a chynnal perthynas waith dda gyda pherchnogion gwybodaeth.

• Timau aml-swyddogaeth
  • o Mae mwy o staff sydd â rôl generig yn helpu i fynd i’r afael â chynnydd sydyn yn nifer y ceisiadau

• Arferion trin ceisiadau
  • o Mae memos pro-fforma yn sicrhau bod disgwyliadau’r swyddogion Rhyddid Gwybodaeth yn cael eu bodloni.

• Mynd ati i ddatgelu
  • o Mae ‘pynciau llosg’ mewn Rhyddid Gwybodaeth, megis camau sy’n ymwneud â chŵn peryglus, yn cael eu cyhoeddi’n rhagweithiol.

• Rhwydweithio
  • o Mae bod yn rhan o rwydweithiau ar draws gwahanol heddluoedd neu wasanaethau yn helpu i ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth thematig ac yn arwain at rannu arferion da.

Mae gennyn ni gyfres gynyddol o adnoddau ar ein gwefan a gall awdurdodau cyhoeddus hefyd ddysgu mwy am arferion da mewn Rhyddid Gwybodaeth trwy ymuno â’n cynhadledd rithwir am ddim, a fydd yn cynnwys gweithdai Rhyddid Gwybodaeth dynodedig.

Er bod manteision pendant i’n rôl ni fel addysgwr, mae yna adegau pan fydd rhaid inni droi at ein dulliau gorfodi a chymryd camau rheoleiddio cymesur yn erbyn awdurdodau cyhoeddus nad ydynt yn ymateb i geisiadau o fewn 20 diwrnod gwaith.

Yn ddiweddar, rydyn ni wedi dyroddi hysbysiadau gorfodi yn erbyn tri heddlu am berfformiad gwael mewn Rhyddid Gwybodaeth, sydd wedi arwain at dagfeydd arwyddocaol yn eu hymatebion:

• Heddlu Dyfed Powys  – Gostyngodd lefelau cydymffurfio mor isel â 6% (Mehefin 2023) a chafodd y Comisiynydd Gwybodaeth 13 o gwynion yn 2023 mewn perthynas ag amseroldeb ymatebion. Erbyn 9 Tachwedd 2024, mae’n ofynnol i Heddlu Dyfed Powys ymateb i’r holl geisiadau am wybodaeth a oedd y tu allan i 20 diwrnod gwaith pan gyflwynwyd yr Hysbysiad Gorfodi ar 9 Mai 2024.
• Gwasanaeth Heddlu Metropolitan (MPS) – Roedd lefelau cydymffurfiaeth yn gyson isel rhwng 60% a 67% rhwng Ebrill 2023 a Chwefror 2024. Erbyn 1 Tachwedd 2024, mae’n ofynnol i’r MPS ymateb i’r dagfa o 362 o achosion a oedd y tu allan i 20 diwrnod gwaith pan gyflwynwyd yr hysbysiad gorfodi ar 1 Mai 2024.
• Heddlu De Cymru – Gostyngodd lefelau cydymffurfio i 45% ym mis Gorffennaf 2023 ac ar 31 Ebrill 2024 roedd 167 o geisiadau yn hwyr, gydag un achos yn 122 diwrnod oed. Erbyn 20 Rhagfyr 2024, mae’n ofynnol i Heddlu’r De ymateb i’r holl geisiadau am wybodaeth a oedd y tu allan i 20 diwrnod gwaith pan gyflwynwyd yr hysbysiad gorfodi ar 20 Mehefin 2024.

Rydyn ni hefyd wedi gofyn i bob heddlu ddyfeisio a chyhoeddi cynlluniau gweithredu sy’n nodi mesurau y byddant yn eu cymryd i ymateb i geisiadau mewn pryd a chlirio’u tagfeydd.

Gellir olrhain y deddfau Rhyddid Gwybodaeth cyntaf yn ôl i 1766 pan gafodd deddfwriaeth ei rhoi ar waith yn Sweden. Yn y blynyddoedd wedyn, mae’r deddfau wedi dod yn rhan hanfodol o ddemocratiaeth fyd-eang. Mae dros 100 o wledydd wedi mabwysiadu rhyw fath o ddeddfwriaeth, gan hybu tryloywder yn y llywodraeth a galluogi pobl i ddwyn eu llywodraeth i gyfrif.

Mae deddf rhyddid gwybodaeth Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon yn troi’n 25 oed y flwyddyn nesaf. Fel rheoleiddiwr, byddwn yn parhau i weithio gydag awdurdodau cyhoeddus a’u dwyn i gyfrif er mwyn sicrhau bod hawl sylfaenol pobl i gael mynediad at wybodaeth yn cael ei chynnal.